Das Dokumentenmanagement von Powerbird speichert Ihre E-Mails und Briefe, Baupläne und Fotos von der Baustelle sowie alle weiteren Windows-kompatiblen Dateien und ordnet sie automatisch dem Auftrag, Projekt bzw. Kunden zu. Sie selbst platzieren die Dokumente ganz einfach per Drag & Drop an der richtigen Stelle. So wissen Sie immer sofort, welche Unterlagen für ein Projekt vorliegen und wann sie angelegt bzw. gedruckt wurden.
Powerbird ermöglicht Ihnen die Erweiterung des DMS zum zertifizierten „digitalen Archiv“. Damit müssen Sie sämtliche Ein- und Ausgangsrechnungen nicht mehr in Papierform aufbewahren, sondern können sie bequem elektronisch speichern. Im Gegensatz zu vielen herkömmlichen Archivsystemen sind Ihre Daten über das zertifizierte „digitale Archiv“ von Powerbird auch auf Ihrer Festplatte manipulations- und revisionssicher abgelegt.
Auf schnellstem Weg zum Beleg – mit der Dokumentenmanagement-Software
Dank seiner Scanner-Anbindung sorgt die Software für Dokumentenmanagement Powerbird für mehr Sicherheit vor Reklamationen. Sie drucken zum Beispiel Montagezettel direkt mit einem eigenen Barcode aus. Wird dieser Zettel nach dem durchgeführten Auftrag eingescannt, speichert die Software ihn anhand des Barcodes in der Dokumentenablage des Kunden. Sie finden den Zettel so schnell wieder und können Ihrem Kunden auf Knopfdruck belegen, dass er selbst den Auftrag bzw. Stundenzettel unterschrieben hat. Damit sparen Sie sich viel Aufwand und vermeiden mögliche Streitigkeiten.
Elektronische Akten verwalten mit Powerbird, der Software für Dokumentenmanagement
Das Unternehmen Hausmann Wynen entwickelt bereits seit 1983 erfolgreich Software für Elektrobetriebe, SHK und andere Handwerksbetriebe. Bei uns erhalten Sie elektronische Arbeitsmittel, die effizient Ihre Verwaltungsarbeiten erleichtern. Wir achten bei der Weiterentwicklung der Handwerkersoftware auf eine enge Zusammenarbeit mit unseren Kunden, damit Sie genau das Produkt erhalten, das Sie benötigen.
Darüber hinaus schulen wir Sie und Ihre Mitarbeiter in der Anwendung der Software und stellen Ihnen einen verlässlichen Support zur Seite. Das Dokumentenmanagement ist eine Leistung der Software für Elektro- und Haustechnik aus dem Hause von Hausmann Wynen. Die speziell für Handwerker entwickelten
Programme helfen Ihnen, Ihre Datenbestände zu verwalten, ganz gleich, ob Sie einen Einmannbetrieb unterhalten oder eine Firma mit mehreren Mitarbeitern.
Powerbird-Modul Dokumentenmanagement nutzen
Mit dem professionellen Dokumentenmanagement von Powerbird sind alle Dokumente, Kommunikationsprotokolle, aber auch Baupläne, Fotos und PDFs sicher abgelegt und jederzeit zugänglich. Alle Dokumente können zudem in gesetzlich vorgeschriebener Weise revisionssicher archiviert werden. Die integrierte Dokumentenverfolgung ermöglicht Ihnen, ein benötigtes Schriftstück schnell und einfach aufzufinden und mögliche Änderungen nachzuvollziehen. Jedes Dokument wird dabei direkt projekt- und kundenbezogen auf einfach zu handhabende Weise abgespeichert.
Elektronisches Dokumentenmanagement als revisionssicheres Archiv
Das digitale Archiv ist die Erweiterung des vorhandenen Dokumentenmanagementsystems von Powerbird. Als integriertes System einer Komplettlösung ist die Bedienung einheitlich und es gibt keine Schnittstellenprobleme. Viele der ausgehenden Dokumente werden automatisch aus dem Programm heraus archiviert, beispielsweise werden Angebote, Kundenlieferscheine, Kundenrechnungen, Gutschriften oder Lieferanten-Bestellungen direkt beim Druck und beim Mail-Versand archiviert. Gleichzeitig erfolgt die automatische Zuordnung zu Projekt/Auftrag und Kunden. Das funktioniert auch, wenn diese Dokumente per EDI (z. B. UGL) in elektronischer Form verschickt werden.
Aber auch E-Mails, Zeichnungen, Bilder von der Baustelle, Stundenzettel oder andere eingehende Dokumente werden per Drag & Drop oder Scanner im Archivsystem abgelegt und kunden- bzw. projektbezogen in der Dokumentenablage gespeichert. Ein aufgedruckter Barcode bei Dokumenten, die bereits aus Powerbird heraus erzeugt werden, wie zum Beispiel Stundenzettel und Materialscheine, beschleunigt den Prozess noch zusätzlich. Wird ein solches Dokument später wieder eingescannt, ordnet die Software es automatisch richtig zu.
Eine vordefinierte Ablagestruktur erleichtert und beschleunigt später erheblich die Suche nach einem bestimmten Dokument. Diese Struktur kann dokumentspezifisch um eigene Ordner erweitert oder durch selbst angelegte Kategorien dokumentübergreifend ausgebaut werden – je nach den individuellen Bedürfnissen des Betriebes. Die Zuordnung eindeutiger Stichworte zum Dokument sowie intelligente Filter- und Suchfunktionen ermöglichen das schnelle Finden, ohne sich durch dicke Ordner mühsam durchwühlen zu müssen.
Durch Verteilung von Zugriffsrechten kann genau definiert werden, für welche Mitarbeiter welche Dokumente sichtbar sein sollen. So sind mit der Software für Dokumentenmanagement auch vertrauliche Dokumente im Archiv sicher aufgehoben.