Ein Jahr ist es nunmehr her, seitdem bei Hausmann Wynen die digitale Archivierung eingeführt wurde. Ziel war in erster Linie die Abschaffung des Papierarchivs (zumindest eines großen Teils davon) und natürlich die rechtssichere elektronische Aufbewahrung aller Dokumente, Mails, PDFs etc. Um dabei die Revisionssicherheit zu gewährleisten, wurde im Vorfeld eine Verfahrensdokumentation erstellt, die für alle Mitarbeiter verbindlich, die Vorgehensweise und Grundsätze der Archivierung detailliert beschreibt und bei uns auch permanent umgesetzt wird.
Basierend auf diese Verfahrensbeschreibung, ging das digitale archivieren sämtlicher Papierbelege, Faxe, Mails und sonstiger elektronischer Daten schnell und problemlos in das Tagesgeschäft über. Angefangen mit dem archivieren des kompletten Postein- und Postausgangs (bezogen auf Kunden und Lieferanten), Fuhrparkdokumenten und Teile der Fibu-Dokumente sind wir nach kurzer Zeit bereits übergegangen, weitere Dokumentarten aus den Bereichen Personal-, Marketing und Fibu in die Archivierung mit aufzunehmen. Als integrierter Bestandteil der Branchensoftware Powerbird wurden dabei bereits viele aus dem Programm erzeugte Dokumente, automatisch kunden- bzw. projektbezogen in der Dokumentenablage gespeichert und direkt auch archiviert. Schnell hat sich gezeigt, dass das Suchen und Finden von Dokumenten durch die digitale Archivierung um ein vielfaches komfortabler geworden ist .Durch Nutzungskontrolle wurde dabei bereits im Vorfeld festgelegt, für welche Mitarbeiter welche Dokumente sichtbar sein sollen. Das stellt sicher, dass auch vertrauliche Unterlagen im Archiv sicher aufbewahrt werden können.
Unter dem Motto „Kundenakten leicht gemacht“ haben wir mittlerweile auch schon den größten Teil unserer mehr als 4.000 Kundenakten eingescannt und digital archiviert, was zu einer erheblichen Platzeinsparung geführt hat.